Як правильно скласти бюджет за допомогою ЦФО

Як правильно скласти бюджет за допомогою ЦФО

Як правильно скласти бюджет за допомогою ЦФОЩоб бюджет був коректно складений і добре виконувався, в роботі повинні брати участь керівники всіх підрозділів. А допомогти їм грамотно скласти бюджет свого підрозділу повинен фінансовий директор.
Складання бюджету — функція фінансового директора. Але для того, щоб бюджет був максимально наближений до дійсності і згодом неухильно виконувався, до роботи над ним потрібно залучити всі підрозділи.

По-перше, керівники підрозділів володіють більшою інформацією про свою ділянку роботи. По-друге, керівники підрозділів будуть виконувати свої бюджети. І, якщо вони не будуть учасниками його складання, то їхнє ставлення до цього документа буде відповідне — буде формальний підхід, які не прийнятний в ефективній компанії, де керівники чітко розуміють цілі компанії, завдання і працюють максимально ефективно в колективі.

Компанія розділяється на центри фінансової відповідальності (ЦФО) за критерієм специфічних функцій. Саме ЦФО повинно складати бюджет самостійно, захищати перед керівництвом і обґрунтовувати кожну цифру.

Які бувають ЦФО

При розподілі компанії на ЦФО фінансова служба, як правило, спирається на структуру компанії, яка може складатися з різних відділів.

Приклади ЦФО:

відділ продажу;
відділ закупівель;
відділ маркетингу;
склад;
адміністрація;
фінансова служба;
відділ персоналу;
відділ інформаційних технологій.

ЦФО бувають трьох видів: центри доходів, центри витрат і центри інвестицій. Дохід приносять тільки центри доходів. Як правило, це відділ продажів. У цьому їхня основна функція і їх бюджет складається зі статей доходів. Всі інші відділи — центри витрат (відділ закупівель, фінансова служба, IT-служба і т.д.).

Як складати бюджет ЦФО

Є форма бюджету компанії. З неї фіндиректор формує бюджети ЦФО. У 99 відсотків випадків це відбувається в програмі Excel. Далі ці форми направляються керівникам, вони заповнюють і відправляють все фінансовому директору, який зводить всі бюджети в єдиний бюджет компанії.

Напроти кожної строчки загального бюджету помітити, до якого ЦФО ця строчка може відноситися. Таких підрозділів може бути декілька. Наприклад, строчка «відрядження». У відрядження можуть їздити співробітники практично всіх підрозділів, тому ця строчка повинна бути в бюджеті кожного ЦФО. Далі рядки, які стосуються одному ЦФО, збираються в окрему таблицю і це буде бюджетом даного ЦФО.

Чим відрізняється консолідований бюджет від бюджету ЦФО

Крім того, є консолідований бюджет, він досить укрупне. У бюджетах ЦФО дуже часто йде деталізація окремих рядків. Наприклад, є реклама у відділі маркетингу. Для консолідованого бюджету достатньо того, що це просто реклама.

У бюджеті ЦФО необхідно поділяти, робити розшифровку, яка саме реклама (зовнішня, реклама в інтернеті, контекстна). Це важливо, тому що бюджет ЦФО — це виробничий бюджет, в яким описується специфіка діяльності даного ЦФО. Консолідований бюджет компанії — чисто фінансовий документ. Ми просто визначаємо, скільки ми заробляємо, скільки і на що витрачаємо, скільки залишається компанії.

Важливо не доводити це до абсурду і, наприклад, менше 10-15 відсотків від суми статей бюджету не деталізувати. Є поняття «інше», куди можна відносити все інше. Занадто докладна деталізація шкідлива, бо розмиває фокус уваги.

Після того, як керівник ЦФО відправляє свій бюджет фінансовому директору, фіндиректор дивиться бюджет і зіставляє його з тією фактичною діяльністю, яка була в компанії. Тому що будь-який бюджет — документ, який повинен володіти наступністю по відношенню до попередньої діяльності. Н-р, якщо компанія витрачала на рекламу 1 млн. Руб. протягом року, то бюджет в 5 млн. повинен викликати питання.

Загальне правило таке, що зростання витрат повинен корелювати зі зростанням доходів. Якщо з якихось статтями він не корелюється, повинна бути вагома причина, пов’язана або зі зміною фінансової політики, або з відкриттям нових напрямків в діяльності. Фінансовий директор, не вникаючи в виробничі питання, повинен розуміти, що планує здійснювати кожен підрозділ, які в нього цілі, які фінансові ресурси йому для цього потрібні. Фіндиректор виступає держателем скарбниці компанії і повинен максимально дбайливо ставитися до цієї функції, тому що тільки він є людиною, яка може опонувати керівникам ЦФО в їх прагненні витратити гроші. Т.к., як правило, керівники ЦФО прагнуть витратити якомога більше. Фінансовий ресурс компанії обмежений і ніхто крім фінансового директора цього не розуміє добре. У процесі узгодження бюджету між керівником ЦФО і фіндиректором повинен бути знайдений компроміс, який перетворюється в узгоджений бюджет ЦФО.

Основні проблеми при формуванні бюджетів ЦФО:

заниження доходів;
завищення доходів;
непопадання в бюджет окремих статей доходів або витрат, про які забули (наприклад, витрат на стику різних відділів).

Фіндиректор, розуміючи загальну економіку і маючи звіти, повинен звертати увагу на ці ситуації.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *