Як автоматизувати бізнес

Як автоматизувати бізнес

Автоматизація бізнесу буде ефективна в тому випадку, якщо бізнес-процеси компанії вже оптимізовані. Бізнес первинний по відношенню до автоматизації. Не можна автоматизувати те, чого немає. А якщо бізнес-процеси збудовані не оптимально («криво»), то ніяка автоматизація їх не виправить і не випрямить. В результаті такої автоматизації життя компанії не покращиться, проблеми не зникнуть, вони просто будуть автоматизовані.

Саме тому основне завдання консультантів — допомогти компанії структурувати бізнес і тільки потім автоматизувати його в необхідному обсязі.

Перед автоматизацією консультант створює модель роботи компанії. І лише після цього можна шукати інформаційну систему (ІС), здатну відтворити цю модель в софті і залозі, та ще і розвиватися разом з компанією.

Таким чином, консультанти по керуванню є посередниками двох світів, що існують майже автономно, — бізнесу та інформаційних технологій.

Мета консультантів — допомогти замовнику визначитися в своїх потребах.

Потрібно автоматизувати бізнес?! Вам потрібні crm решения OneBox.

Нерідко при купівлі інформаційної системи відбувається наступне: замовник купує рішення, а потім у нього виникає маса питань, що з цим (програмним забезпеченням) і залозками робити і як їх використовувати, адже «стільки грошей заплачено — не викидати ж». Це відбувається тому, що досвідчений продавець найчастіше вручає покупцеві зовсім не те (чи не зовсім), яке той збирався придбати, і не найоптимальніше. Вибір саме тієї ІС, яка необхідна компанії (володіє необхідною і достатньою функціональністю для вирішення поставлених завдань), а не «модною, крутий, просунутою», передбачає передпроектні обстеження. І тут відповідальні і кваліфіковані розробники стикаються з низкою проблем.

Проблеми і перешкоди

Одна з найсерйозніших проблем, що виникають при впровадженні ІС, — чисто психологічна. Керівники компаній звикли до того, що за гроші можна зробити багато чого, а за великі гроші — практично всі. Впровадження інформаційних систем не дуже добре вписується в цю логіку.

Російські бізнесмени поки не цілком готові до серйозних довготривалим спілкам та партнерства з виробниками на паритетних засадах. Вони готові скоріше платити, ніж співпрацювати. Автоматизація ж (справжня, серйозна) не пристібається до бізнесу, а імплантується в нього.

Крім того, з великими труднощами пробиває собі дорогу поняття «загальна ціна володіння». Наприклад, програма коштує $10 000, і два фахівця відділу АСУ протягом півтора років її освоювали і впроваджували. Так яка ж справжня вартість програми? Ціну (або вартість) володіння має кожна програма. Один раз заплатити, поставити і забути — не вийде. І витрати на підтримку ІС в життєздатному стані доцільно враховувати при ухваленні рішення про покупку того або іншого ПО.

Таким чином, гарні інформаційні системи не менш рухливі, гнучкі і пластичні, ніж сам бізнес.

Протиріччя

Основне питання покупця, якщо він визначився зі своїми потребами, — знайти баланс між часом очікування вирішення своїх проблем і наявними ресурсами. Швидкого, дешевого і якісного впровадження ІС без участі замовника не буває. Навіть якщо дуже сильно треба. А без участі в проекті впровадження ІС замовника ЗА не принесе компанії тієї користі, яку могло б. Якимись параметрами доведеться жертвувати. Якими саме (швидкістю, вартістю, якістю) — кожна компанія вирішує сама, виходячи з конкретної ситуації.

Крім того, великим компаніям-розробникам часто ніколи реагувати на потреби і побажання кожного замовника, особливо якщо він не бюджетоутворюючий або вони не вважають індивідуальну роботу з клієнтом доцільним з економічної точки зору. У підсумку корисний ефект роботи ІС у конкретного клієнта часто знижується, і можливості, що надаються ІВ, можуть виявитися незатребуваними. Виходить, що компанія заплатила гроші за можливості, які вона не використовує.

Однак тенденції такі, що замовники все краще уявляють собі споживчі властивості, характеристики інформаційних систем і відмінності між ними. Ввести замовника в оману стає все складніше, тому виробникам залишається просто запропонувати йому те, що потрібно. Саме цьому конкретному замовнику, йому і нікому іншому.

Купити або розробити самостійно

Грань між доопрацюванням готового рішення і створенням нового дуже розпливчаста. Більш того, жодна стандартна ІС не обходиться без доопрацювань під замовника.

Тим не менш і в такому варіанті вона дешевше, технологічно прозоріше і простіше у впровадженні та підтримці, ніж порівнянна за масштабами «самописні» система. Просто в одних випадках готове рішення достатньо лише злегка підкоригувати, а в інших потрібні значні зміни.

У кожного варіанту є свої обмеження. При уявній дешевизні власної розробки все-таки іноді вигідніше купити готове рішення і оплатити його впровадження. Однак якщо бізнес компанії нетиповий для тиражованих КІС (корпоративна інформаційна система), то вартість доопрацювань може істотно перевищити вартість розробки своїми силами.

Таким чином, якщо на ринку є КІС, що перекриває хоча б 60-70% ваших бізнес-процесів, то доцільність її придбання досить висока. Впровадити цю КІС найчастіше швидше і дешевше, навіть з урахуванням адаптації, ніж створити нову.

Однозначну відповідь на питання, що краще для конкретної компанії (під поняттям «краще» в даній ситуації мається на увазі отримання максимальних результатів при мінімальних витратах), можна отримати тільки після того, як компанія сформулює вимоги до своєї майбутньої КІС.

Етапи вибору КІС

У процесі вибору між купівлею і розробкою замовник проходить 4 етапи.

Аналіз бізнес-процесів компанії «як є». Цей етап необхідний для отримання відповіді на питання: які бізнес-процеси існують в компанії зараз?
Проектування бізнес-процесів «як треба». Мета цього етапу — зрозуміти, якими ви хочете бачити бізнес-процеси після оптимізації. Іншими словами, що ви хочете отримати на виході.
Вироблення вимог до системи, яка буде автоматизувати бізнес-процеси «як треба».
Вибір постачальника (розробника).
Навіть якщо компанія вибирає шлях покупки, це не скасовує необхідності наявності у замовника власної групи супроводу, яка займається «притиранням» системи і забезпечення її безперебійної роботи.

Переваги самостійної розробки КІС

Дешевизна. Однак часто це тільки ілюзія. Якщо врахувати всі витрати на розробку, включаючи робочий час спеціалістів, задіяних у процесі створення системи, то цілком може виявитися, що покупка готового рішення з подальшою його налагодженням обійшлася б у порівнянну суму.
Близькість розробників до бізнес-процесів компанії. Втім, часто цей фактор позитивного стає негативним, оскільки система настільки зростається з поточною організаційною структурою компанії, що втрачає гнучкість.
Обмеження і ризики самостійної розробки КІС

Необхідність значного збільшення чисельності ІТ-служби компанії, так як на період розробки нової КІС існуючу ІС хтось має підтримувати в працездатному стані.
Відсутність опрацьованого етапи бізнес-аналізу. Для появи більш-менш кваліфікованих системних аналітиків необхідні час і значні вкладення. А без цього етапу ІС створюється скоріше не для виконання вимог користувачів, а для впровадження на заводі «мулек», придуманих програмістами, тобто стає полігоном для обкатки ідей розробників.
Недостатнє документування розробки ІС в ході проекту. Тому фахівцю, який буде експлуатувати систему в подальшому, складно зрозуміти, як і чому реалізовано те чи інше рішення. Ця проблема — одна з найбільш критичних: продовжувати розробку недокументованій ІС практично неможливо. Коли автори йдуть з компанії, ІС вмирає. Це призводить до того, що в ситуації, коли достатньо було внести невеликі коректування, доводилося переписувати все з нуля.
Зацікавленість команди (найнятої на зарплату) в роздуванні бюджету і затягуванні термінів проекту, адже в разі швидкого і успішного завершення проекту вони власноруч позбавляють себе роботи.
Неготовність керівництва компанії звільнити розроблювачів від усіх інших обов’язків на час проекту. В іншому випадку процес розробки може затягнутися на невизначено довгий період.
Вартість супроводу власної системи набагато більше, ніж витрати на впровадження та супровід типовий.
Переваги покупки ІС

Професіонали мають методологію впровадження ІС. Звичайно, самостійно компанія теж зможе впровадити ІС, але, швидше за все, це буде довше і в кінцевому рахунку дорожче.
У разі купівлі КІС компанія-замовник має чіткі цивілізовані відносини з розробниками, зафіксовані в договорах. В результаті збільшується ймовірність того, що запрошені фахівці не будуть годувати «ЗАВТРАками», на відміну від власних. Адже не секрет, що часто одна з задач керівника відділу IT-компанії полягає в тому, щоб зробити процес розробки КІС нескінченним. Це зовсім не означає, що КІС не працює, але нескінченність процесу визначається постійним пошуком нових завдань для працівників служби IT і можливостей для розширення функціональності розроблюваної КІС. Вона постійно знаходиться в трьох режимах: експлуатації, розробки і впровадження. Ці процеси ведуться ОДНОЧАСНО. У компанії-розробника, впроваджує у вашій організації, інший інтерес. Вона зацікавлена в підвищенні ефективності своєї роботи, їй невигідно затягувати терміни, якщо в договорі вказана фіксована вартість впровадження.
У професіоналів системи документовані, протестовані і супроводжуються. Замовника завжди проконсультують. Сторонній консультант — тому і консультант, що він супроводжує проект і має в архіві історію змін.
ІВ відпрацьовані і успішно функціонують. Ризик невдалого впровадження мінімізований.

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *